Trong giao dịch bất động sản, chủ nhà không phải lúc nào cũng trực tiếp ký hợp đồng. Người bán có thể ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc liên quan đến nhà đất. Hình thức này có thể thuận tiện khi chủ sở hữu ở xa, không thể trực tiếp thực hiện giao dịch hoặc cần người đại diện xử lý thủ tục. Tuy nhiên, đối với người mua, việc giao dịch với người được ủy quyền đòi hỏi phải kiểm tra kỹ hơn so với trường hợp chủ sở hữu trực tiếp ký kết.
1. Kiểm tra văn bản ủy quyền trước tiên
Người mua cần yêu cầu xem bản chính hoặc bản sao hợp lệ của văn bản ủy quyền trước khi ký đặt cọc hoặc hợp đồng chuyển nhượng.
Không nên chỉ dựa vào lời giới thiệu rằng người đang giao dịch là “người nhà”, “đại diện chủ nhà” hoặc “được chủ nhà giao toàn quyền”. Quyền đại diện phải được xác lập bằng căn cứ phù hợp và người mua cần biết chính xác người được ủy quyền được phép thực hiện những công việc nào.
Đối với giao dịch có giá trị lớn, việc kiểm tra văn bản ủy quyền nên được thực hiện trước khi chuyển bất kỳ khoản tiền đáng kể nào.
2. Xác định người được ủy quyền có quyền bán hay không
Đây là nội dung quan trọng nhất.
Một văn bản ủy quyền có thể chỉ cho phép người đại diện thực hiện các công việc như nộp hồ sơ, nhận giấy tờ, làm thủ tục hành chính hoặc quản lý nhà đất. Những quyền này không đồng nghĩa với quyền ký hợp đồng chuyển nhượng và nhận tiền bán tài sản.
Nếu mục đích là mua bán nhà đất, người mua cần kiểm tra rõ phạm vi ủy quyền có bao gồm quyền ký kết hợp đồng chuyển nhượng, thực hiện thủ tục công chứng, đăng ký biến động và nhận tiền hay không.
Phạm vi quyền càng được quy định cụ thể thì càng giúp hạn chế tranh chấp về sau.
3. Kiểm tra thời hạn ủy quyền
Văn bản ủy quyền cần được kiểm tra về thời điểm bắt đầu, thời hạn và tình trạng hiệu lực tại thời điểm giao dịch.
Một văn bản đã hết thời hạn hoặc đã bị chấm dứt trước khi hợp đồng chuyển nhượng được ký có thể khiến giao dịch phát sinh vấn đề về tư cách đại diện.
Do đó, người mua không nên chỉ nhìn vào ngày văn bản được lập mà phải xác định văn bản còn hiệu lực tại thời điểm đặt cọc, ký hợp đồng và thực hiện thủ tục sang tên.
4. Xác minh người ủy quyền
Người mua cần đối chiếu thông tin của người ủy quyền với giấy tờ pháp lý về nhà đất.
Nếu người ủy quyền là chủ sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản, thông tin cá nhân cần phù hợp với hồ sơ pháp lý. Trường hợp tài sản thuộc quyền của nhiều người, cần tiếp tục xác định ai là người có quyền định đoạt và việc ủy quyền đã được thực hiện đầy đủ bởi những người có quyền hay chưa.
Đặc biệt, không nên mặc nhiên cho rằng một người được ủy quyền từ một thành viên trong gia đình thì đương nhiên có quyền bán toàn bộ nhà đất.
5. Kiểm tra quyền nhận tiền
Quyền ký hợp đồng và quyền nhận tiền cũng cần được xem xét riêng.
Nếu người được ủy quyền được phép nhận tiền thay chủ sở hữu, hợp đồng và chứng từ thanh toán nên thể hiện rõ nội dung này. Trường hợp người mua chuyển tiền cho người đại diện nhưng văn bản ủy quyền không thể hiện rõ quyền nhận tiền, tranh chấp sau này có thể trở nên phức tạp.
Đối với khoản tiền lớn, người mua nên ưu tiên phương thức thanh toán có chứng từ rõ ràng và ghi nhận đầy đủ nội dung giao dịch.
6. Không nên bỏ qua tình trạng pháp lý của nhà đất
Có người mua cho rằng nếu đã có giấy ủy quyền hợp lệ thì tài sản chắc chắn có thể chuyển nhượng. Đây là cách hiểu không đầy đủ.
Giấy ủy quyền chỉ giải quyết vấn đề đại diện trong phạm vi được ủy quyền, không thay thế các điều kiện pháp lý đối với quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
Người mua vẫn phải kiểm tra giấy chứng nhận, tình trạng thế chấp, tranh chấp, kê biên, hạn chế quyền và các điều kiện khác để xác định tài sản có đủ điều kiện thực hiện giao dịch hay không.
7. Cẩn trọng với giao dịch qua nhiều lớp ủy quyền
Một trường hợp cần đặc biệt lưu ý là người đang giao dịch không phải chủ sở hữu mà là người được ủy quyền lại từ một người đại diện khác.
Khi đó, người mua cần kiểm tra toàn bộ chuỗi ủy quyền để xác định quyền đại diện có được chuyển tiếp hợp pháp hay không và người cuối cùng có thực sự được quyền thực hiện giao dịch hay không.
Nếu hồ sơ ủy quyền phức tạp, việc kiểm tra càng cần được thực hiện trước khi đặt cọc thay vì chờ đến thời điểm công chứng hợp đồng chuyển nhượng.
8. Nên đưa trách nhiệm của người đại diện vào thỏa thuận
Trong hợp đồng đặt cọc hoặc thỏa thuận giao dịch, người mua nên xác định rõ người ký đang tham gia với tư cách nào và căn cứ đại diện là gì.
Các nội dung về trách nhiệm cung cấp hồ sơ, thời hạn hoàn tất giao dịch, nghĩa vụ hoàn trả tiền nếu không thể ký hợp đồng chuyển nhượng và trách nhiệm khi thông tin về quyền đại diện không chính xác cũng cần được quy định cụ thể.
Điều này giúp các bên có cơ sở xác định trách nhiệm nếu giao dịch không thể hoàn tất vì vấn đề liên quan đến giấy ủy quyền.
Không phải cứ có giấy ủy quyền là giao dịch an toàn
Ủy quyền là phương thức đại diện hợp pháp và có thể tạo thuận lợi cho giao dịch bất động sản. Tuy nhiên, đối với người mua, một văn bản ủy quyền chỉ là một phần trong toàn bộ quá trình thẩm định pháp lý.
Trước khi đặt cọc, người mua nên kiểm tra đồng thời chủ thể sở hữu, phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền, quyền nhận tiền, tình trạng pháp lý của tài sản và điều kiện chuyển nhượng. Nếu bất kỳ nội dung nào chưa rõ, việc tạm dừng giao dịch để xác minh sẽ an toàn hơn so với việc chuyển tiền trước rồi mới xử lý vấn đề phát sinh.
Đặc biệt, người mua không nên đánh đồng “được ủy quyền quản lý nhà đất” với “được quyền bán nhà đất”. Xác định chính xác quyền của người đại diện ngay từ đầu là một trong những bước quan trọng để hạn chế tranh chấp trong giao dịch bất động sản.
