Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung là một trong những vấn đề thường xuyên phát sinh tranh chấp trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư. Từ năm 2026, các quy định xử phạt liên quan đến việc chậm bàn giao, không bàn giao hoặc quản lý, sử dụng khoản kinh phí này không đúng quy định tiếp tục được hoàn thiện, trong đó Nghị định số 339/2026/NĐ-CP đã đưa ra mức xử phạt đáng chú ý.

Theo quy định mới, hành vi không bàn giao, bàn giao chậm hoặc bàn giao không đầy đủ kinh phí bảo trì và tiền lãi phát sinh từ khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung có thể bị phạt từ 260 triệu đồng đến 300 triệu đồng. Việc quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì không đúng quy định cũng có thể bị xử phạt đến 300 triệu đồng.

Kinh phí bảo trì chung cư dùng để làm gì?

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung được hình thành nhằm phục vụ việc bảo trì các phần sở hữu chung của nhà chung cư trong quá trình sử dụng.

Đây là khoản tiền có mục đích sử dụng riêng, không phải nguồn thu tùy ý của chủ đầu tư, ban quản trị hoặc bất kỳ cá nhân nào.

Việc sử dụng khoản kinh phí này phải gắn với các hạng mục thuộc phạm vi bảo trì phần sở hữu chung theo quy định pháp luật và quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Chính vì có mục đích sử dụng cụ thể nên việc quản lý khoản tiền này cần được thực hiện minh bạch, đúng thẩm quyền và có hồ sơ chứng minh.

Chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao kinh phí như thế nào?

Một trong những vấn đề thường gây tranh chấp là việc chủ đầu tư chưa bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ kinh phí bảo trì cho ban quản trị sau khi ban quản trị được thành lập và đáp ứng điều kiện tiếp nhận theo quy định.

Nghị định 339/2026/NĐ-CP đã quy định mức xử phạt đáng kể đối với hành vi không bàn giao, bàn giao chậm hoặc bàn giao không đầy đủ kinh phí bảo trì và tiền lãi gửi từ khoản kinh phí này.

Điều đó cho thấy nghĩa vụ bàn giao không chỉ mang tính nội bộ giữa cư dân và chủ đầu tư mà còn được đặt dưới cơ chế quản lý và xử phạt hành chính của Nhà nước.

Đối với chủ đầu tư, việc lưu giữ đầy đủ chứng từ thu, quản lý và chuyển giao kinh phí là rất quan trọng để chứng minh quá trình thực hiện nghĩa vụ.

Tiền lãi từ kinh phí bảo trì cũng cần được bàn giao

Một điểm dễ bị bỏ qua là kinh phí bảo trì trong thời gian được gửi tại ngân hàng có thể phát sinh tiền lãi.

Khoản tiền này không nên được xem như khoản thu riêng của chủ thể đang quản lý tài khoản mà phải được xử lý theo đúng quy định về kinh phí bảo trì phần sở hữu chung.

Nghị định 339/2026/NĐ-CP cũng đề cập trực tiếp đến trường hợp không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ tiền lãi gửi kinh phí bảo trì.

Vì vậy, khi đối chiếu số tiền phải bàn giao, các bên không nên chỉ kiểm tra số tiền gốc mà cần kiểm tra cả chứng từ tài khoản, thời gian gửi và khoản lãi phát sinh.

Ban quản trị có được sử dụng kinh phí bảo trì tùy ý?

Không.

Sau khi tiếp nhận kinh phí bảo trì, ban quản trị không có nghĩa là được toàn quyền sử dụng khoản tiền này cho mọi nhu cầu của nhà chung cư.

Kinh phí phải được sử dụng đúng mục đích, đúng thẩm quyền và phù hợp với kế hoạch bảo trì được phê duyệt theo quy định.

Các khoản chi cần có căn cứ, hồ sơ và chứng từ phù hợp. Đối với những công việc có giá trị lớn, việc lựa chọn đơn vị thực hiện, phê duyệt phương án và công khai thông tin cũng cần tuân thủ các quy định liên quan.

Điểm quan trọng là ban quản trị đang quản lý nguồn tiền thuộc cộng đồng cư dân chứ không phải tài sản riêng của ban quản trị.

Cư dân có quyền kiểm tra việc sử dụng kinh phí?

Cư dân là những người có quyền lợi trực tiếp liên quan đến việc quản lý và sử dụng phần sở hữu chung của nhà chung cư.

Do đó, tính minh bạch trong việc thu, bàn giao, quản lý và chi tiêu kinh phí bảo trì có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Cư dân nên quan tâm đến các nội dung như số tiền đã thu, số tiền chủ đầu tư đã bàn giao, tiền lãi phát sinh, số tiền đã sử dụng, hạng mục đã bảo trì và số dư còn lại.

Việc công khai các thông tin này giúp cư dân có cơ sở giám sát hoạt động của ban quản trị và phát hiện sớm những bất thường nếu có.

Những khoản chi nào cần đặc biệt lưu ý?

Trong thực tế, tranh chấp thường không chỉ xuất hiện ở số tiền được bàn giao mà còn ở câu hỏi: khoản tiền đó có được sử dụng đúng mục đích hay không?

Các hạng mục như sửa chữa hệ thống kỹ thuật chung, bảo trì thang máy, hệ thống cấp thoát nước, thiết bị phòng cháy chữa cháy, phần kết cấu và những hạng mục thuộc sở hữu chung có thể liên quan đến công tác bảo trì.

Ngược lại, không phải mọi khoản chi phục vụ hoạt động thường xuyên của ban quản trị hoặc vận hành chung cư đều mặc nhiên được thanh toán từ kinh phí bảo trì.

Việc phân biệt giữa phí quản lý vận hành và kinh phí bảo trì vì vậy rất quan trọng.

Phí quản lý vận hành phục vụ hoạt động quản lý, vận hành thường xuyên; trong khi kinh phí bảo trì được hình thành để phục vụ công tác bảo trì phần sở hữu chung.

Vì sao quy định xử phạt mới đáng chú ý?

Nghị định 339/2026/NĐ-CP quy định mức phạt tối đa đối với tổ chức trong lĩnh vực quản lý, phát triển nhà là 300 triệu đồng. Nghị định đồng thời quy định thời hiệu xử phạt đối với vi phạm trong lĩnh vực quản lý, phát triển nhà là 2 năm.

Đáng chú ý, quy định mới cho thấy hành vi liên quan đến kinh phí bảo trì không chỉ được nhìn nhận dưới góc độ tranh chấp dân sự giữa các bên.

Trong trường hợp đủ căn cứ xác định hành vi vi phạm hành chính, chủ thể vi phạm còn có thể bị áp dụng chế tài theo quy định về xử phạt hành chính.

Điều này tạo thêm yêu cầu đối với chủ đầu tư và ban quản trị trong việc quản lý hồ sơ, tài khoản, chứng từ và quá trình sử dụng kinh phí.

Cư dân nên làm gì khi phát hiện dấu hiệu bất thường?

Khi phát hiện vấn đề liên quan đến kinh phí bảo trì, cư dân không nên chỉ dựa vào thông tin truyền miệng hoặc các cuộc tranh luận trong nhóm cư dân.

Trước tiên, cần yêu cầu cung cấp hoặc kiểm tra các tài liệu liên quan như biên bản bàn giao, sao kê tài khoản, chứng từ thu - chi, hợp đồng bảo trì, hồ sơ nghiệm thu và các nghị quyết hoặc quyết định của hội nghị nhà chung cư có liên quan.

Sau đó cần xác định chính xác vấn đề nằm ở khâu nào: chủ đầu tư chưa bàn giao, bàn giao thiếu, không bàn giao tiền lãi, ban quản trị sử dụng sai mục đích hay hồ sơ quản lý chưa đầy đủ.

Việc xác định đúng hành vi là bước quan trọng trước khi lựa chọn phương thức xử lý phù hợp.

Minh bạch kinh phí bảo trì là vấn đề của cả cộng đồng cư dân

Nhà chung cư là mô hình sở hữu và sử dụng có tính cộng đồng cao. Một quyết định liên quan đến kinh phí bảo trì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài sản chung của hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn cư dân.

Vì vậy, quản lý khoản tiền này không chỉ là vấn đề tài chính mà còn liên quan đến chất lượng công trình, an toàn sử dụng và giá trị lâu dài của căn hộ.

Chủ đầu tư cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bàn giao. Ban quản trị cần quản lý và sử dụng tiền đúng mục đích, minh bạch. Cư dân cần chủ động giám sát và lưu giữ thông tin liên quan.

Khi cả ba chủ thể thực hiện đúng trách nhiệm, kinh phí bảo trì mới thực sự phát huy đúng vai trò: bảo đảm nguồn lực để duy trì chất lượng và an toàn của phần sở hữu chung trong suốt quá trình vận hành nhà chung cư.

Căn cứ pháp lý: Luật Nhà ở năm 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 339/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng, quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật, quản lý, phát triển nhà và kinh doanh bất động sản.